Datenschutzhinweise der Jugend- und Familienhilfe Oldenburg gGmbH (JuFa)

Verantwortlicher und Kontakt Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist:

Uwe Schumacher, Geschäftsführer der Jugend- und Familienhilfe Oldenburg gGmbH

Bloherfelder Str. 91, 26129 Oldenburg, E-Mail: uwe.schumacher@jufa-oldenburg.de

Datenschutzbeauftragter im Sinne der DS-GVO ist:

Harald Blumhoff, Bloherfelder Str. 91, 26129 Oldenburg, E-Mail: datenschutz@jufa-oldenburg.de

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten von Ihnen grundsätzlich nur, soweit dies zur Erfüllung unserer durch örtliche und überörtliche Träger oder andere Kostenträger erteilten Aufträge im Rahmen der Erziehungshilfe bzw. der Eingliederungshilfe erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt regelmäßig nur mit Ihrer schriftlichen Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Wir verarbeiten insbesondere Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten), persönliche Daten (berufliche und soziale Stellung), Auftragsdaten (z.B. Kontaktdaten weiterer Personen und Institutionen im Zusammenhang mit unseren Maßnahmen, biographische Daten, medizinische Informationen und weitere Daten), mediale Daten (Fotos, Videos) soweit dies zur Erfüllung unserer Aufträge erforderlich ist und ausschließlich mit Ihrer schriftlichen Einwilligung, 

Die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns eine hohe Priorität. Ihre bei uns gespeicherten Daten schützen wir deshalb durch technische und organisatorische Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit unseren IT-Dienstleistern, um einem Verlust oder Missbrauch durch Dritte wirkungsvoll vorzubeugen. 

Insbesondere werden unsere Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, auf das Datengeheimnis verpflichtet und müssen dieses einhalten.

Wir sorgen für eine sichere Verwahrung aller Daten und Dokumente, die uns im Zusammenhang mit unseren Aufträgen bekannt werden (geeignete Aktenschränke, Passwortschutz und weitere Maßnahmen).

Um den dauerhaften Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, werden die technischen Sicherheitsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit unserem Datenschutzbeauftragten regelmäßig überprüft und falls erforderlich an den Stand der Technik angepasst. 

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Begründung und Durchführung von Hilfsmaßnahmen,
• Kontaktaufnahme zu KlientInnen, 
• Kontaktvermittlung zu weiteren Hilfesystemen, 
• Abrechnung von Maßnahmen im Rahmen der Erziehungs- und Eingliederungshilfe.

Auf folgenden Rechtsgrundlagen kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruhen:

Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir Ihre Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.

Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Auftrages erforderlich ist. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa bei Anfragen zu unseren Leistungen.

Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO, soweit wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, wie beispielsweise zur Erfüllung handels- und steuerlicherrechtlicher Pflichten.

Art. 6 Abs. 1 d) DS-GVO für den Fall, dass lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen.

Art. 6 Abs. 1 e) DS-GVO, insoweit die JuFa eine Aufgabe wahrnimmt, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Dauer der Speicherung und routinemäßige Löschung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erfüllung des Speicherungszweckes erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften vorgesehen wurde. Nach Wegfall oder Erfüllung des Zwecks werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht bzw. gesperrt. Im Fall der Sperrung erfolgt die Löschung sobald gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen, kein Grund zu der Annahme besteht, dass eine Löschung Ihre schutzwürdigen Interessen beeinträchtigt und eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung keinen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursacht.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn – befristete und ggf. eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahre vorgegeben.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Gemäß den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahren.
• Einhaltung telekommunikationsrechtlicher Speicherpflichten gemäß aktuellem Telekommunikationsgesetz (TKG) und weiterer Gesetze.

Datenschutzrechte

Jede(r) Betroffene hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur mit Ihrer ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung weiter gegeben und nur insoweit dies zur Erfüllung unseres Auftrages notwendig ist.

Weitergabe an sonstige Dritte gem. Art. 6 Abs. 1 c) und f) DS-GVO

Schließlich werden wir Ihre Daten im Rahmen der bestehenden Datenschutzgesetze an Dritte oder staatliche Stellen weitergeben, wenn wir dazu z.B. aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnung rechtlich verpflichtet sind oder wenn wir dazu berechtigt sind, z.B. weil dies zur Verfolgung von Straftaten oder für die Wahrnehmung und Durchsetzung unserer Rechte und Ansprüche erforderlich ist.

Datenschutzrechtliche Praxis der JuFa

Nutzung privater Mobiltelefone im Dienst

Wir nutzen während der Betreuung der Kinder grundsätzlich keine privaten Handys für persönliche

Angelegenheiten, ebenso erledigen wir keine privaten Anliegen während der Dienstzeiten. 

Elternkommunikation mittels digitaler Medien

Für die Kommunikation mit Familien und Kindern nutzen wir dienstliche Kommunikationswege. Zum Schutz unserer Privatsphäre, aber auch zur Wahrung einer professionellen Distanz achten wir auf eine strikte Trennung zwischen privater und dienstlicher Kommunikation.

Wir nutzen zur dienstlichen Kommunikation mit Eltern ausschließlich Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, die die JuFa dafür zur Verfügung stellt. Die privaten Kontaktdaten unserer Kolleginnen und Kollegen teilen wir nicht mit. Denn mit der Herausgabe privater Handynummern haben Eltern auch Zugriff auf etwaige Chatprofile bei Messenger-Diensten, ohne dass wir hiervon Kenntnis erlangen.

Die privaten Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden Eltern untereinander grundsätzlich nicht bekannt gemacht. Sollten wir mit einer E-Mail-Nachricht mehrere Empfänger erreichen wollen, stehen zur Beachtung des Datenschutzes alle Empfängeradressen im Feld Blind Carbon

Copy (BCC).

Private Kommunikation in sozialen Netzwerken

Private Informationen (Fotos, Kommentare) sind für viele von uns selbstverständlich, aber auch für alle Menschen in einem sozialen Netzwerk sichtbar, wenn man diese Sichtbarkeit nicht bewusst einschränkt.

Viele Eltern und Teammitglieder haben Zugriff auf öffentliche Internetplattformen, wie zum Beispiel Facebook. Deshalb gehen wir in der Kommunikation über solche Plattformen sorgfältig mit unseren personenbezogenen Daten um und nutzen gegebenenfalls vorhandene Möglichkeiten, um die Einsehbarkeit einzuschränken. Freundschaftseinladungen von Eltern nehmen wir grundsätzlich nicht an. Denn es ist uns bewusst, dass wir oder auch die Elternüber diese Netzwerke womöglich Informationenerhalten, die uns aktuell oder später in Konfliktsituationen bringen könnten.

Wie auch sonst äußern wir uns in privaten Internetplattformenüber nicht rufschädigend.

Dienstliche Nutzung von Messenger-Diensten

Messenger-Dienste, die die DSGVO nicht erfüllen (z. B. WhatsApp) nutzen wir grundsätzlich nicht. Eine rechtssichere Kommunikation ist für uns unter Beachtung der Persönlichkeitsrechte, des Datenschutzes sowie unseres Anspruchs an eine professionelle Kommunikation mit Eltern zwingend geboten.

Die Versendung von Informationen, personenbezogenen Daten, Fotos und Videos, insbesondere von Kindern, ist über derartige Messenger-Dienste nicht möglich, selbst wenn die Eltern dies einvernehmlich wünschen.

Foto-, Video- und Sprachaufnahmen

Bei allen Foto-, Video- und Sprachaufnahmen, die in der Zusammenarbeit mit der JuFa entstehen, beachten wir das uneingeschränkte Persönlichkeitsrecht („Recht am eigenen Bild“) einer jeden Person, ob Kind, Angehöriger oder Angehörige, Kollege oder Kollegin. Fotos von Dritten dürfen nach der aktuellen Gesetzeslage und Rechtsprechung nur bei Vorhandensein einer schriftlichen Genehmigung der fotografierten Person, bei Kindern die der Eltern, veröffentlicht werden. 

Das Einstellen von Fotos, Sprachaufnahmen oder Videos in geschlossenen Benutzergruppen von Messenger-Diensten oder in geschlossenen Gruppen in sozialen Medien wie Facebook ist nach aktueller Rechtsprechung selbst beim Vorliegen einer schriftlichen Einwilligung verboten.

Alle benutzten Aufnahmegeräte und Speichermedien sind ausschließlich von der JuFa bereitgestellt worden, und keinesfalls kommt das private Handy zum Einsatz.

Wir beachten, dass Eltern für ihre Kinder entscheiden, zu welchem Zweck Aufnahmen von ihrem Kind gemacht, verwendet und verteilt werden dürfen („Fotoerlaubnis“).

Wir beachten, dass auch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufnahmen, die von ihnen gemacht werden, und für deren Verwendung ihr Einverständnis geben müssen.

Bei Aufnahmen, die durch betriebsfremde Personen getätigt werden (z. B. externe Fotografen), stellen wir sicher, dass nur Bilder von Personen auf dem Speichermedium bleiben, für die eine entsprechende Genehmigung vorliegt.

Eltern als Nutzer von Smartphones, Handys und Kameras

In Fällen der Nutzung von Smart- oder Mobiltelefonen in den Einrichtungen durch Eltern ist es uns im Einzelnen grundsätzlich nicht möglich, das Vorliegen einer Fotoerlaubnis anderer Kinder und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick zu behalten.

Eltern, die in der Einrichtung fotografieren oder filmen, ohne das Einverständnis der abgebildeten Personen, geraten in Konflikt mit den allgemeinen Rechtsvorschriften. Die JuFa macht die Eltern über verschiedene Wege auf diesen Sachverhalt aufmerksam.

In den Betreuungszeiten durch die JuFa müssen die Eltern bei Foto- und Videoaufnahmen darauf achten, dass sie nur ihr eigenes Kind dokumentieren.

Deshalb fordern wir Eltern aktiv dazu auf, den Moment mit ihrem Kind ungetrübt und ungeteilt zu genießen und auf die Nutzung elektronischer Endgeräte möglichst zu verzichten.

Wir appellieren an die Eltern, dass auch sie in der Bring- und Abholsituation der Kinder die Nutzung von Mobiltelefonen möglichst einschränken, um sich gut auf ihr Kind konzentrieren zu können.

Wir sensibilisieren die Eltern, bei ihren Kindern darauf hinzuwirken, bei der Benutzung digitaler Medien die Rechte der anderen zu respektieren.

Änderung der Datenschutzhinweise

Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzhinweise stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzhinweise aufgrund neuer oder überarbeiteter Angebote oder Leistungen angepasst werden müssen.

Stand: Mai 2018